Team marketing interno o agenzia esterna per una società di formazione? Costi, vantaggi e scelta

Se gestisci una scuola, un ente, un centro o un'accademia di formazione, probabilmente ti sei trovato almeno una volta davanti a uno di questi problemi:

• alcune classi si riempiono facilmente, altre rimangono a metà;

• arrivano richieste di informazioni, ma troppo poche diventano iscrizioni;

• i contatti vengono gestiti tra WhatsApp, telefonate, fogli Excel e appunti;

• manca un sistema chiaro per capire quali campagne funzionano e quali no;

• tutto il marketing dipende da una o due persone.

Prima o poi arriva quindi una domanda:

meglio creare un team marketing interno oppure affidarsi a un'agenzia o a un team esterno specializzato?

La risposta corretta è meno semplice di quanto possa sembrare.

Perché confrontare soltanto il costo mensile di un dipendente con quello di un'agenzia significa confrontare il prezzo di una pizza con il costo necessario per aprire una pizzeria.

Vediamo quindi cosa cambia realmente.

Team marketing interno: quali sono i vantaggi?

Partiamo da una cosa importante: avere un team interno può essere un'ottima scelta.

Una persona che lavora ogni giorno dentro la tua società di formazione conosce molto bene i corsi, i docenti, gli studenti, le dinamiche interne e le peculiarità dell'offerta.

Hai inoltre maggiore controllo diretto sulle attività e maggiore velocità nella gestione di alcune esigenze quotidiane.

Il problema nasce quando pensiamo che per creare un reparto marketing basti semplicemente "assumere una persona che faccia marketing".

Oggi il marketing di una società di formazione può richiedere competenze molto diverse:

advertising, strategia, analisi dei dati, copywriting, grafica, CRM, automazioni, gestione dei lead e coordinamento con il reparto commerciale.

Raramente una sola persona eccelle in tutto.

Può esistere, certo. Ma una persona veramente competente contemporaneamente in advertising, grafica, copy, automazioni, strategia e vendita non è esattamente il profilo che trovi dietro l'angolo.

Quanto costa realmente costruire un team marketing interno?

Quando valuti un'assunzione devi evitare un errore molto comune:

costo aziendale e stipendio non sono la stessa cosa.

Alla retribuzione annua lorda vanno aggiunti contributi a carico dell'azienda, TFR, INAIL e altre componenti che dipendono dal contratto applicato, dall'inquadramento e dalla situazione aziendale.

Per questo non esiste una moltiplicazione perfetta valida per qualsiasi impresa.

Come ordine di grandezza, però, il costo aziendale di un dipendente può risultare sensibilmente superiore alla sua RAL.

Facciamo allora un esempio puramente indicativo.

Immagina di voler avere internamente tutte queste competenze con persone dedicate:

Account Manager: circa 35.000–45.000 € di RAL annua

Advertiser / Performance Marketing Specialist: circa 35.000–47.000 €

Copywriter: circa 24.000–37.000 €

Graphic Designer: circa 22.000–34.000 €

Responsabile formazione commerciale / Sales Trainer: circa 30.000–48.000 €

Sommando questi valori arriviamo a una RAL complessiva indicativa compresa tra circa 146.000 e 211.000 euro all'anno.

Una volta aggiunto il costo sostenuto dall'impresa per contributi, TFR e altri oneri, l'ordine di grandezza può facilmente superare 200.000 euro all'anno e, con profili più senior, avvicinarsi o superare i 290.000 euro.

Significa indicativamente tra circa 17.000 e oltre 24.000 euro al mese di costo aziendale complessivo.

E non abbiamo ancora considerato software, CRM, strumenti grafici, sistemi di tracking, recruiting, formazione, eventuali benefit e soprattutto il tempo necessario per coordinare tutte queste persone.

Ma attenzione: non significa che devi assumere cinque persone

Questo è importante.

Una piccola o media società di formazione probabilmente non ha bisogno di cinque dipendenti full time nel reparto marketing.

Potrebbe avere una persona interna e utilizzare alcuni freelance.

Potrebbe internalizzare marketing e demandare l'advertising.

Oppure potrebbe avere un responsabile commerciale interno e affidare completamente all'esterno acquisizione, creatività e gestione delle campagne.

Il confronto precedente serve semplicemente a comprendere una cosa:

replicare tutte le competenze di un team specializzato non equivale al costo di un singolo dipendente.

E un team marketing esterno quali vantaggi ha?

Il vantaggio principale non è semplicemente economico.

È poter accedere contemporaneamente a competenze differenti senza doverle costruire internamente una per una.

Un team esterno già organizzato può mettere insieme advertiser, strategist, grafici, copywriter, account manager e competenze commerciali.

Questo permette generalmente di partire più velocemente e riduce tutta la fase di:

selezione, inserimento, formazione, coordinamento e sostituzione delle risorse.

C'è però un punto fondamentale.

Team esterno non significa automaticamente team migliore.

Un'agenzia generalista che oggi gestisce un ristorante, domani un dentista e dopodomani un corso professionale potrebbe non conoscere le particolarità del mondo della formazione.

Stagionalità dei corsi, modalità di iscrizione, gestione delle richieste, open day, classi da completare, qualificazione dei lead e tempistiche commerciali sono dinamiche specifiche.

Per questo, se scegli di esternalizzare, il vero criterio non dovrebbe essere:

“Quanto costa questa agenzia?”

ma:

“Quanto conosce il mio settore e quali processi ha già costruito per problemi simili ai miei?”

Quando conviene avere un team interno?

Il team interno diventa particolarmente interessante quando hai un volume di attività tale da occupare continuativamente le persone che stai assumendo.

Devi inoltre avere qualcuno in grado di dirigere il reparto, stabilire priorità, leggere i numeri e valutare il lavoro prodotto.

Il vantaggio è evidente: le competenze rimangono dentro l'azienda e il team conosce profondamente la tua realtà.

Ma richiede tempo.

Un reparto efficace non nasce semplicemente firmando cinque contratti di assunzione.

Deve essere costruito, coordinato e fatto crescere.

Quando conviene affidarsi a un team esterno?

Un team esterno può invece avere più senso quando vuoi avere immediatamente accesso a competenze differenti senza costruire un reparto da zero.

È una soluzione particolarmente interessante se:

vuoi ridurre i tempi di partenza, hai bisogno contemporaneamente di advertising, strategia e creatività oppure non vuoi occuparti direttamente della selezione e gestione delle singole figure.

Per una società di formazione c'è poi un ulteriore vantaggio:

l'esperienza trasversale.

Un team specializzato che lavora contemporaneamente con diverse realtà formative può osservare cosa sta succedendo in mercati, territori e tipologie di corso differenti.

Un team interno, per definizione, vede principalmente i dati della propria scuola.

Sono due prospettive differenti e possono entrambe avere valore.

Esiste anche una terza strada: il modello ibrido

Team interno contro agenzia non deve necessariamente essere una partita di calcio.

Esiste anche una soluzione che, in molte realtà strutturate, può essere estremamente efficace:

mantenere internamente le funzioni più vicine all'azienda e affidare all'esterno quelle più specialistiche.

Per esempio:

la segreteria commerciale e il contatto con gli studenti rimangono interni, mentre advertising, creatività, strategia e analisi vengono supportati da un partner esterno.

Oppure un responsabile marketing interno coordina un team specialistico esterno.

In questo modo mantieni conoscenza e controllo dentro l'azienda senza dover necessariamente assumere ogni singola professionalità necessaria.

Il vero problema delle società di formazione spesso non è generare contatti

Questo è uno dei punti che vediamo più frequentemente lavorando con il settore della formazione.

L'imprenditore pensa:

“Mi servono più lead.”

Accende le campagne.

Arrivano i contatti.

Eppure le classi continuano a non riempirsi come previsto.

Perché?

Perché tra un contatto e un'iscrizione esiste un processo commerciale.

Se una persona chiede informazioni e viene richiamata troppo tardi, non viene ricontattata dopo il primo tentativo oppure nessuno registra perché non si è iscritta, aumentare il numero di lead rischia semplicemente di aumentare lo spreco.

È il classico:

rubinetto aperto, secchio bucato.

Per questo una strategia efficace per una società di formazione dovrebbe collegare almeno tre elementi:

acquisizione dei contatti → gestione tramite CRM → processo commerciale.

Non basta guardare quanto costa un lead.

Bisogna arrivare a capire quanto costa generare un'iscrizione.

Qual è quindi la scelta migliore?

Non esiste una risposta valida per tutte le società di formazione.

Se possiedi già una struttura importante, vuoi mantenere competenze strategiche all'interno dell'azienda e hai tempo e risorse per costruire il reparto, internalizzare può essere un ottimo investimento di lungo periodo.

Se invece vuoi accedere rapidamente a competenze differenti, evitare di costruire da zero un'intera struttura e avere un sistema già organizzato, un team esterno specializzato può essere più efficiente.

E in molti casi la soluzione migliore può essere nel mezzo:

un buon team interno affiancato dalle competenze specialistiche di un partner esterno.

La domanda da farti, quindi, non è soltanto:

“Quanto mi costa al mese?”

La domanda migliore è:

“Quale struttura mi permette di generare e trasformare più iscritti in maniera sostenibile?”

Perché nella formazione la cosa più costosa non è pagare un dipendente o un'agenzia.

È investire soldi in marketing mentre le classi continuano a rimanere mezze vuote.

Come funziona Metodo Riempi Classe?

Metodo Riempi Classe nasce proprio per le società di formazione che non vogliono limitarsi a “fare pubblicità”, ma vogliono costruire un processo più strutturato per acquisire contatti, gestirli e trasformarli in iscrizioni.

Il sistema collega strategia, campagne pubblicitarie, creatività, CRM, analisi dei dati e supporto al processo commerciale.

Se gestisci una scuola, un ente di formazione, un'accademia o un ITS e vuoi capire se un sistema di questo tipo può avere senso per la tua realtà, puoi approfondire qui:

Scopri Metodo Riempi Classe → www.metodoriempiclasse.it

Domande frequenti

È meglio un team marketing interno o un'agenzia per una scuola di formazione?

Dipende dalle dimensioni, dal volume di attività e dalle competenze già presenti. Il team interno offre maggiore controllo e conoscenza dell'azienda; un team esterno permette invece di accedere più rapidamente a competenze specialistiche differenti. In molte realtà il modello ibrido rappresenta un buon compromesso.

Quanto costa creare un reparto marketing interno?

Dipende dalle figure inserite e dal loro livello di esperienza. Un reparto composto da più specialisti può richiedere un investimento annuale nell'ordine delle centinaia di migliaia di euro considerando RAL, contributi, TFR, strumenti e gestione. Una struttura più snella può naturalmente costare molto meno.

Basta un advertiser per riempire i corsi di formazione?

No. L'advertising può generare richieste di informazioni, ma il risultato finale dipende anche dalla qualità dell'offerta, dalla gestione dei contatti, dalla velocità di risposta, dai follow-up e dalla capacità commerciale di trasformare le opportunità in iscrizioni.

Come si misura se il marketing di una società di formazione funziona?

Il costo per lead è soltanto uno degli indicatori. È importante conoscere anche quanti lead vengono contattati, quanti sono realmente interessati, quanti diventano iscritti e quanto costa mediamente ottenere una nuova iscrizione.