• Gabriele Palazzolo

Come gestire un'azienda in Smart Working

Gestire un'azienda in smart working non è semplice, soprattutto se anche la tua impresa è composta da tanti dipendenti e se all’improvviso ti ritrovi impossibilitato a garantire un lavoro in presenza.

uomo al pc in smart working

Questa situazione può capitare sia se ti trovi in zona rossa, sia se nella tua azienda hai avuto problematiche collegate al contagio. Gestire la rete di attività da remoto però è possibile, seguendo i consigli giusti.


In effetti le difficoltà possono essere presenti all’inizio, ma una volta che avrai posto le basi giuste e nel giusto modo, vedrai che non solo non avrai più problemi, ma avrai anche ottenuto successo.

Di seguito troverai una lista di consigli pratici per cercare di usare lo smart working a proprio vantaggio, sfruttandone tutti i lati positivi che può avere.


Gestire un'azienda in smart working: ecco i principali consigli per avere successo

Gestire un'azienda in smart working può essere difficoltoso all’inizio, ma per evitare problematiche è bene seguire i consigli giusti. Prima di tutto, con l’espressione citata si indica un tipo di lavoro svolto da remoto, non in presenza.


Proprio per questa caratteristica, occorre trovare degli strumenti adatti e che possano essere utilizzati da tutti i collaboratori. In più dovrai anche tenere a mente che il lavoro agile, altro modo per indicare lo smart working, viene considerato una forma lavorativa ufficiale.

Tra l’altro, potrebbe tornare utile per la tua impresa non solo in momenti di crisi dovuti alla pandemia, ma anche per geestire più facilmente la tua attività.


I primi consigli che potrai tenere a mente sono questi:

  • autonomia

  • flessibilità

  • fiducia

  • senso di responsabilità

  • collaborazione

Se la tua azienda non è composta da questi punti, sarà difficile organizzare il lavoro agile. Prima di tutto, dovrai pensare infatti al fatto che lo smart working sia un tipo di lavoro flessibile, che permette di stabilire in piena libertà orari e tempi.


Questo ovviamente non significa che non esisteranno turni, ma che questi dovranno essere organizzati seguendo una certa flessibilità e in più ci dovrà essere fiducia da parte del datore di lavoro verso i collaboratori e viceversa.


Per capire bene il concetto, si può fare un esempio: da remoto non potrai controllare che tutti i tuoi dipendenti stiano svolgendo il loro lavoro senza staccare mai gli occhi dal computer durante il loro turno. Per questo, occorrerà fiducia reciproca.

Un modo per risolvere questo fattore di “controllo” potrebbe consistere nel risultato: se tu richiedi un certo obiettivo e il dipendente non lo avrà raggiunto entro quel determinato tempo, significa che non ha svolto bene il suo lavoro, o meglio, che non ha lavorato proprio.


Fondamentale poi è anche il senso di responsabilità, che consiste nella collaborazione tra dipendenti, che dovranno cercare di aiutarsi a vicenda per raggiungere gli scopi prefissati. Nel lavoro agile quindi sarà importante collaborare, ma nello stesso tempo è necessario anche essere autonomi. Non terminano qui però i consigli da indicare per gestire un’azienda in smart working.

ragazzo sul divano che lavora al pc

Gli altri elementi fondamentali

Tra gli altri consigli utili che puoi seguire per un’ottima gestione, ci sono i seguenti:

  • scegli strumenti accessibili a tutti

  • testa gli strumenti

  • stabilisci obiettivi non solo a lungo termine, ma anche giornalieri

  • fornisci comunicazioni tempestive, con anticipo

  • usare la condivisione dei file, se necessaria, e scegliere la modalità con cui svolgerla

Per quanto riguarda il primo punto, occorre fare attenzione alla scelta dello strumento adeguato, perché dovrai sceglierne uno che possa essere pratico per tutti. In alternativa, se i tuoi dipendenti sono divisi in gruppi, perché magari partecipano a progetti diversi, puoi anche optare per strumenti diversi.

Tra questi, sicuramente si possono scegliere quelli più comuni come videochiamate su WhatsApp o invio di email una volta che il progetto o l’elaborato è terminato, ma non solo. In alternativa si può anche rimanere connessi da PC in videochiamata Zoom oppure tramite altre piattaforme, o app come Skype ad esempio.


Attenzione però a non incorrere in un errore molto frequente: che i dipendenti usino contemporaneamente forme di comunicazione diverse. Per fare subito un esempio, se invii una comunicazione sulle caselle postali, ma alcuni collaboratori ti rispondono tramite WhatsApp e tramite un SMS, mentre altri per mail, l’attività diventa dispersiva.

Devi infatti ricordarti che la prima regola per gestire un’azienda in smart working al meglio, riguarda la comunicazione: se questa sarà veloce e soprattutto efficiente, ecco che anche l’attività lavorativa potrà diventare promettente.


Se poi vedi che non funzionano gli strumenti, ovvero che i canali di comunicazione e di svolgimento del lavoro agile non vanno bene per la tua attività e non permettono ai collaboratori di dare il meglio di sé, ecco che occorre modificare subito la situazione. Testare gli strumenti infatti significa verificare che possano portare a risultati concreti. Gli altri punti citati meritano un approfondimento, perché possono fare la differenza.


I consigli principali per stabilire obiettivi, per comunicare e per organizzare il lavoro


Tra i consigli più importanti è stato detto anche che occorre stabilire degli obiettivi giornalieri, non solo settimanali, mensili e a lungo termine. Nello smart working i primi sono fondametali, proprio perché si è a distanza e preparare degli scopi da raggiungere a fine turno può essere anche utile per controllare che il collaboratore abbia effettivamente svolto il proprio lavoro.


Collegato a questo punto vi è poi la possibilità di stabilire un meeting online al giorno, in cui i vari dipendenti possono esporre le difficoltà trovate nel raggiungimento di quegli obiettivi prefissati, oppure per far emergere i punti di forza.


Importantissima poi la comunicazione tempestiva. Questo significa che se devi comunicare ai tuoi dipendenti un cambio turno oppure una modifica a un progetto, non potrai dirglielo nel momento in cui ormai lo sta ultimando, o all’ultimo minuto. Tutto deve essere stabilito con anticipo e studiato nei minimi dettagli. Organizzazione prima di tutto, altrimenti incontrerai difficoltà.


Collegata all’organizzazione c’è anche la semplificazione della burocrazia: i documenti ad esempio possono essere condivisi e gestiti in cloud, proprio perché questo potrebbe agevolare la procedura per la loro consultazione. Ci sono però altri elementi che puoi considerare per avere una gestione aziendale ottimale, con lo smart working.


Altri fattori a cui prestare attenzione

Il carico di lavoro deve essere ben suddiviso. Ricorda che è il caso di dividere i tuoi dipendenti in gruppi solo se devono occuparsi di parti diverse di uno stesso progetto oppure se devono lavorare su obiettivi molto differenti tra loro.

L’ideale però sarebbe poi far svolgere loro un meeting online per discutere tutti insieme, in quanto devi ricordare che la tua azienda non deve dividersi tramite lo smart working, ma deve cercare di mantenere sempre la collaborazione necessaria per funzionare.


Dividere in turni e in gruppi può aiutare, ma se la situazione lo richiede. Frammentare troppo il carico di lavoro infatti potrebbe essere controproduttivo, quindi valuta con attenzione.

Deve esserci poi anche la capacità di delegare. Con questa espressione si può indicare il fatto che si deve dare fiducia a tutti i collaboratori. Questo però non si riferisce al discorso di prima sulla fiducia reciproca, bensì al fatto di affidare anche a lavoratori meno esperti, determinati incarichi.


Se ad esempio un manager è assente o impossibilitato a connettersi, potrebbe accadere che un altro dipendente debba sostituirlo, anche se non possiede le sue stesse capacità. Gestire un’azienda in smart working significa anche essere più flessibili da questo punto di vista.


Ovviamente questo non significa che dovrai affidare attività a dipendenti non esperti o non adeguati, ma semplicemente che potrai avere fiducia di coloro che potrebbero svolgere anche più di un ruolo.


Seguendo questi consigli, potrai sicuramente avere successo e gestire un’azienda in smart working senza problematiche, soprattutto se ricordi che le basi devono essere organizzazione e collaborazione.