Per capire come creare una PEC occorre seguire diverse indicazioni. Non è una procedura difficile, anzi ti basteranno pochi minuti per inserire i tuoi dati, registrarti un account sulla piattaforma scelta, effettuare il pagamento.
Prima di procedere con i vari passi da svolgere per avere un indirizzo di posta elettronica certificata, meglio che tu sappia con precisione a che cosa serva e di che cosa si tratti esattamente.
Come creare una PEC: prima di tutto di cosa si tratta
Per comprendere al meglio come creare una PEC, prima devi sapere bene che cosa sia. Innanzitutto la sigla indica “Posta Elettronica Certificata” e tutte le mail che invierai o riceverai tramite questa casella PEC avranno un valore diverso rispetto a quelle che si possono scambiare con indirizzi postali comuni e che non hanno questa sigla.
La particolarità infatti consiste nel loro valore legale, quindi ogni mail avrà lo stesso significato di una raccomandata con ricevuta di ritorno. A stabilire questa caratteristica è la normativa del DPR n68 dell’ 11 Febbraio 2005.
Ogni mail che riceverai o che invierai indicherà non solo l’orario preciso relativo alla spedizione, ma il contenuto sarà certo, sicuro e gli allegati non potranno essere modificati, così come il testo della mail.
Oltre a questo, con la PEC potrai sapere se il messaggio che hai inviato è stato spedito, se è stato ricevuto, quindi se è stato consegnato o meno. Il mittente infatti ottiene dalla piattaforma, quindi dal gestore del servizio PEC a cui si è iscritto, una ricevuta che attesta che la mail è stata inviata.
Si tratta quindi di un’ottimo sistema di comunicazione e tra l’altro può anche essere utile in caso ci fosse un contenzioso. Ogni avviso, ovvero ogni notifica che destinatari e mittenti ricevono dai loro gestori, presentano sempre riferimenti temporali, in modo da poter dimostrare quando sono avvenute le consegne.
Ovviamente vengono anche inviate notifiche qualora ci fossero errori per la spedizione o problemi per la consegna. Ora che avrai un quadro più chiaro delle caratteristiche della PEC e della sua importanza, spieghiamo come crearne una.
Creare una PEC: la procedura da seguire
Prima di tutto per creare una PEC devi conoscere i nomi dei gestori che offrono questo servizio e tra i principali vi sono:
La procedura è più o meno sempre la stessa per ogni gestore scelto. Questo significa che i dati da inserire per registrarsi al servizio sono sempre quelli identificativi, come ad esempio nome, cognome, residenza e così via.
Va subito precisato però che rispetto a una comune casella di posta, la PEC richiede un ulteriore step, che consiste nella procedura di verifica della documentazione di identità indicata e anche nella firma, che può essere digitale.
Importantissimo poi sottolineare che la casella in questione si otterrà solo dopo che sarà stata pagata la cifra richiesta dal gestore. Per fare un esempio, se vuoi una PEC per privati e vuoi richiederla tramite Poste Italiane, questo ti costerà circa 5,50 euro all’anno, somma a cui dovrai aggiungere l’IVA.
Attenzione però a controllare anche cosa ti offre quella determinata casella, per quel costo specifico. Sempre prendendo in considerazione l’esempio di Poste Italiane, a quel prezzo avrai un indirizzo mail che sosterrà al massimo 100 MB e un massimo di 200 mail inviate al giorno.
Se quindi ritieni di dover inviare allegati più pesanti, dovrai scegliere un’offerta che ti permetta di farlo. Proprio per questo, prima di scegliere il gestore giusto, meglio confrontare i loro prezzi e capire quale possa essere il prezzo più adatto alle tue esigenze.
Una volta scelto il servizio, dovrai solo collegarti al sito ufficiale. Per fare un esempio, se scegli Aruba, basta anche cercare direttamente su Google “Aruba come creare PEC” e tra i primi link vi sarà il sito ufficiale di Aruba.
Ogni sito di solito offre una procedura guidata che ti farà capire cosa devi compilare. In realtà è tutto molto semplice, perché dovrai solo seguire i vari step richiesti, inserendo i tuoi dati.
Ricordati però che dopo che avrai inserito ad esempio anche il numero della tua carta di identità o della tua patente, ti sarà richiesto di verificare i documenti, come accennato.
Di solito questa procedura può essere svolta online e non richiede molto tempo, proprio come la firma digitale. In alternativa a quest’ultima, alcuni gestori ammettono anche l’invio di documenti tramite una casella mail standard e l’inoltro di questi ultimi firmati, da parte del richiedente.
Si precisa che dopo che avrai firmato digitalmente o inviato i documenti firmati di tuo pugno, se hai già provveduto al pagamento, la tua PEC sarà attiva. Attenzione però, perché vi è anche la possibilità di avere, almeno per un periodo di tempo limitato, una PEC in modo gratuito.
Come creare una PEC gratuita, per un periodo di 6 mesi
La risposta a questa richiesta è Legalmail, perché registrandoti presso questo gestore e richiedendo di accedere al programma “Silver”, potrai avere per ben 6 mesi una PEC gratuita.
Questa avrà 8 GB di spazio, la possibilità di ricevere anche notifiche direttamente tramite SMS e un archivio di sicurezza. Si tratta però di un periodo di prova, anche perché scaduti i 6 mesi, dovrai effettuare il pagamento e abbonarti, se vuoi continuare a usare la tua PEC. Il prezzo sarà di 39 euro annuali, a cui si aggiunge l’IVA.
Simile anche il programma chiamato “Bronze” e quello denominato “Gold”, che offrono spazi di archiviazione diversi, come 5 GB il primo e 15 GB il secondo, a prezzi differenti. Dopo il periodo di prova di 6 mesi infatti l'abbonamento costerà rispettivamente 25 euro annuali più IVA e 75 euro all’anno più IVA.
Ovviamente, a seconda del programma che sceglierai, avrai anche dei servizi in più, come ad esempio la possibilità di leggere fatture BtoB o meno, la possibilità di ricevere notifiche sul cellulare, e così via.
La PEC è di fondamentale importanza per chi ha un’attività commerciale, per chi ha uno studio privato e deve inviare allegati importanti, che hanno un valore giuridico, o fatture, ed è obbligatoria per determinati professionisti. Tra questi ad esempio, i notai. Può esserti sicuramente utile se devi inviare documenti del genere e se vuoi avere una sicurezza maggiore su ogni testo inoltrato.